1. Omschrijf het werk concreet
Beschrijf welke werkzaamheden je uitvoert, waar dat gebeurt en wat wel of niet inbegrepen is. Als een opdracht uit meerdere onderdelen bestaat, zet die dan overzichtelijk apart. Zo voorkom je discussies over verwachtingen en meerwerk.
2. Splits de prijs logisch uit
Afhankelijk van je werk kun je arbeid, materialen, reiskosten en eventuele overige kosten apart weergeven. Vermeld aantallen of uren en gebruik duidelijke omschrijvingen. Zorg dat het subtotaal overeenkomt met de regels die je opgeeft.
3. Controleer btw en totaalbedrag
Vermeld het juiste btw-tarief en toon de bedragen exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Er kunnen verschillende tarieven van toepassing zijn op verschillende leveringen of werkzaamheden. Kies niet automatisch 9% omdat het werk op een laag tarief lijkt: controleer de feitelijke regels bij de Belastingdienst.
4. Voeg praktische voorwaarden toe
- Offertenummer en datum, plus een geldigheidsduur als je die hanteert.
- Verwachte planning of startdatum, indien bekend.
- Betalingsafspraken en eventuele termijnen.
- Afspraken over wijzigingen, meerwerk, materiaalkeuzes en onvoorziene omstandigheden.
- Bedrijfsnaam en actuele contactgegevens.
5. Controleer vóór verzenden
Loop berekeningen na, controleer de spelling van de klantnaam en vermeld geen voorwaarden die je niet kunt of wilt nakomen. Bewaar een kopie van je verzonden offerte zodat je later kunt terugvinden welke afspraken zijn gedaan.
Veelgestelde vragen
Moet een offerte ondertekend worden?
Dat hangt af van afspraken, de aard van de opdracht en de toepasselijke regels. Maak duidelijk hoe de klant het aanbod kan accepteren en welke voorwaarden gelden.
Hoe lang moet een offerte geldig zijn?
Dat hangt af van je markt en de prijsgevoeligheid van materialen of planning. Vermeld een redelijke geldigheidsduur als je wilt dat prijs of beschikbaarheid daarna opnieuw wordt bevestigd.
Kan ik de offerte als PDF opslaan?
Ja. In de ZZP Rekenhulp-offertegenerator kun je via het printvenster meestal “Opslaan als PDF” kiezen.
Deze checklist is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies. Controleer welke regels op jouw onderneming en klant van toepassing zijn.